Tipps zur Auftragsklärung im Projektmanagement
Die Auftragsklärung ist einer der essentiellen Schritte für erfolgreiches Projektmanagement.
Je nach Projektart können Projektleiter und Auftraggeber unterschiedliche Konzepte in der Startphase anwenden
Handelt es sich um ein „wohlstrukturiertes Projekt" (d.h. es gibt bereits entsprechende Erfahrungen, sowie klare Bilder über die Ziele und Abwicklung), kann man mit einer eindeutigen Zieldefinition starten. Die Ziele sollten der gängigen SMART-Formel entsprechen. Wesentlich erscheint die klare Trennung in Ergebniszielen („Was liegt bei Abschluss des Projektes vor?") und Nutzenzielen („Was bringt uns dieses Projekt?"). Das Erste ist die Sicht des Projektleiters, das Zweite ist die des Auftraggebers. Auch bei eindeutigen Zieldefinitionen ist darauf zu achten, dass die Entstehung von Projektzielen ein gegenseitiges Abgleichen von Sichtweisen bedarf.
Bei neuartigeren Projekten (zum Beispiel Entwicklungsprojekten) ist es anfangs nicht immer möglich, klare Ziele zu vereinbaren. Man kann jedoch einen Zielkorridor definieren. Innerhalb des Projektes gibt es dann klare Abstimmungstreffen, wo die Ziele geschärft werden. Man startet zum Beispiel in einem Projekt mit einer Budgetbreite von +/- 15%, nach der ersten Phase wird dies auf +/- 3% eingefroren. Somit wird ermöglicht, dass trotz Unsicherheit ein zügiger Projektstart stattfindet. Dies kann sich auch bei der Gestaltung des Pflichtenheftes auswirken. Im ersten Fall startet man mit einem sehr genauen Pflichtenheft, im zweiten Fall mit einem fast fertigen Pflichtenheft.
Bei Projekten mit großer Unsicherheit kann sich das Verfassen einer genauen Zieldefinition als sehr schwerer Akt herauszustellen. Oft ist die Ungewissheit so groß, dass die Ziele nur sehr vage formuliert werden können. Stellt man sich dieser Tatsache, dann ist es fraglich, welchen Sinn konkrete Zieldefinitionen haben. In diesem Falle haben sich die Konzepte des agilen Projektmanagements bewährt. Man startet mit einem sehr vagen Zielgebilde, allerdings vereinbart man sehr kurze „Entwicklungszyklen", wo Ergebnisse in raschen Abständen dem Auftraggeber präsentiert werden. Als Beispiel wird bei einem Homepage-Projekt, mittlerer Komplexität, alle 2 Wochen ein Zwischenstand präsentiert. Jeder Zwischenstand dient als Basis für die weitere Entwicklung. Es werden also neue Teilziele/Funktionalitäten vereinbart, die bis zum nächsten Meeting erfüllt sind. Man verwendet eine Rahmenvereinbarung mit wesentlichen Eckpunkten, in dem die Basics kommuniziert sind. Eine klare Kommunikationsstruktur ist der zentrale Punkt in einem agilen Projekt. Dieser Ansatz entspricht dem Sprichwort „Der Appetit kommt mit dem Essen".
Allgemeine Tipps:
Das Klären von Projektzielen ist immer mit Kommunikation verbunden. Diese gestaltet sich nicht immer leicht, da unterschiedliche Erwartungshaltungen aufeinander prallen.
Die Antwort auf Komplexität ist Komplexität. Oft wird dies ignoriert. Es wird ein großes Projekt mit einer Startsitzung begonnen, die auch eine Zielklarheit liefern soll. Dies stellt für alle eine Überlastung da. Wichtiger ist es, sich einzugestehen, dass ein gewisser Abstimmungsaufwand vorliegt und es unterschiedliche Abstimmungstreffen/-formen brauchen wird, um sich der Komplexität zu stellen.
Das Definieren von Zielen bedeutet nicht nur Gemeinsamkeiten herauszuarbeiten, sondern auch Abgrenzungen zu schaffen. Abgrenzungen zu schaffen heißt auch, dass nicht jeder seine Wünsche erfüllt bekommt. Dies kann zu Enttäuschungen führen. Es ist die Aufgabe des Projektleiters sich diesen Unterschieden zu stellen und diese transparent zu machen.