Microsoft 365

Grundlagen Dateien und Listen (SharePoint)

Seminar-Konfigurator

Detaillierte Beschreibung

Inhalte

• Speicherorte in Microsoft 365 verstehen
• Überblick über die Speicherorte in Microsoft 365
• persönliche Dateien in OneDrive
• gemeinsame Dateien in Microsoft Teams
• Abteilungs- und Organisationsinhalte in SharePoint
• Zusammenhang zwischen Teams und SharePoint
• Entscheidungshilfe: Was gehört wohin?
• typische Fehler bei der Dateiablage vermeiden
• SharePoint kennenlernen
• Was ist SharePoint?
• typische Einsatzmöglichkeiten von SharePoint
• SharePoint im Browser öffnen
• Aufbau einer SharePoint-Site
• Grundbegriffe: Site, Seite, Dokumentbibliothek, Liste, Spalte und Ansicht
• Navigation in einer bestehenden SharePoint-Site
• Mit Dokumentbibliotheken arbeiten
• Was ist eine Dokumentbibliothek?
• Unterschied zwischen Ordner, Bibliothek und Liste
• Dateien hochladen und neue Dokumente erstellen
• Dateien umbenennen, verschieben und kopieren
• Dokumenteigenschaften anzeigen und bearbeiten
• Dateien im Browser und in der Desktop-App öffnen
• Dokumente gleichzeitig bearbeiten
• Dateien anheften und hervorheben
• Versionen und gelöschte Dateien verwalten
• Versionsverlauf öffnen
• ältere Versionen anzeigen und wiederherstellen
• gelöschte Dateien im Papierkorb finden und wiederherstellen
• Aus- und Einchecken von Dokumenten einordnen
• typische Anwendungsfälle für Check-in und Check-out
• Dateien teilen und Zugriffe verstehen
• Dateien und Ordner teilen
• Freigabelinks verwenden
• Unterschied zwischen Zugriff und Freigabelink
• bestehende Zugriffe anzeigen
• Freigaben beenden
• interne und externe Freigaben grundlegend unterscheiden
• sicherer Umgang mit sensiblen Dateien
• Dateien offline nutzen
• typische Situationen für die Offlinearbeit: Reisen, Außendienst und instabile Verbindungen
• OneDrive-Synchronisierung verstehen
• eine Bibliothek über „Synchronisieren“ im Datei-Explorer verfügbar machen
• Aufbau der Ordnerstruktur im Datei-Explorer: OneDrive und Organisationsbereich
• „Verknüpfung zu OneDrive hinzufügen“ als Alternative einordnen
• Teams-Dateien synchronisieren
• Dateien bei Bedarf: Statussymbole richtig deuten
• Dateien und Ordner immer auf dem Gerät behalten
• Speicherplatz auf dem Gerät freigeben
• offline arbeiten und Änderungen automatisch synchronisieren
• Synchronisierungsstatus prüfen und Synchronisierung anhalten
• Synchronisierungskonflikte erkennen und lösen
• Synchronisierung einer Bibliothek wieder beenden
• Grenzen der Arbeit im Datei-Explorer: keine Metadaten, Ansichten und Versionen
• Dateien in der mobilen OneDrive-App offline verfügbar machen
• Empfehlungen für den Praxiseinsatz: Browser und Teams als Standard, Synchronisierung gezielt nutzen
• Dateien mit Metadaten strukturieren
• Nutzen von Metadaten im Arbeitsalltag
• Ordner und Metadaten kurz einordnen (Vertiefung in Modul 2)
• vorhandene Spalten und Spaltentypen erkennen: Text, Auswahl, Datum, Person und Ja/Nein
• Metadaten beim Hochladen und beim Erstellen neuer Dokumente ergänzen
• Informationen über den Detailbereich bearbeiten
• mehrere Dateien effizient über die Rasteransicht befüllen
• Pflichtfelder erkennen und Fehlermeldungen richtig deuten
• Dateien über Spaltenkopf und Filterbereich filtern, sortieren und gruppieren
• Auswirkung gepflegter Metadaten auf Ansichten und Suche
• Ansichten nutzen
• vorhandene Ansichten verwenden
• zwischen Ansichten wechseln
• Inhalte sortieren, filtern und gruppieren
• persönliche und öffentliche Ansichten unterscheiden
• einfache individuelle Ansicht erstellen
• Ansicht speichern und wiederverwenden
• Inhalte suchen und finden
• Funktionsweise der SharePoint-Suche
• Suche innerhalb einer Site, Bibliothek oder Liste
• Suchbegriffe sinnvoll formulieren
• Suchergebnisse filtern
• Dateien über Titel, Inhalt und Metadaten finden
• Grundlagen von Microsoft Lists
• Was ist Microsoft Lists?
• Unterschiede zwischen Liste und Dokumentbibliothek
• typische Einsatzmöglichkeiten: Aufgaben, Inventar, Maßnahmen, Veranstaltungen und Ideen
• bestehende Liste öffnen
• Listeneinträge erstellen und bearbeiten
• Rasteransicht verwenden
• Listeneinträge filtern und gruppieren
• Liste oder einzelne Einträge teilen
• Liste nach Excel exportieren
• Benachrichtigungen und einfache Regeln
• Benachrichtigungen bei Änderungen verwenden
• Regeln für Listen und Bibliotheken erstellen
• Push- und E-Mail-Benachrichtigungen einordnen
• Benachrichtigungen gezielt und sparsam einsetzen

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