Microsoft 365, SharePoint Listen und Bibliotheken gestalten

1. Tag

Listen und Bibliotheken planen

Liste und Dokumentbibliothek unterscheiden

geeigneten Strukturtyp auswählen

Anforderungen der zukünftigen Nutzer:innen erheben

Informationen und Dokumente analysieren

Kriterien für eine wartbare Struktur

Benennungsregeln und Verantwortlichkeiten

eine Liste oder Bibliothek auf Basis eines Anwendungsfalls konzipieren

Listen und Bibliotheken erstellen

neue Liste und neue Dokumentbibliothek erstellen

Vorlage, bestehende Liste oder Excel-Datei als Ausgangspunkt verwenden

Name, Beschreibung und Navigation konfigurieren

grundlegende Einstellungen

Listen und Bibliotheken löschen und wiederherstellen

Besitz und Verantwortlichkeit klären

Spalten und Informationstypen

Standardspalten verstehen

neue Spalten erstellen

wichtige Spaltentypen: Text, Auswahl, Zahl, Währung, Datum, Ja/Nein, Person, Hyperlink, Nachschlagen und verwaltete Metadaten

Mehrfachauswahl sinnvoll einsetzen

Pflichtfelder und Standardwerte definieren

eindeutige Werte verwenden

Spalten in der Formularansicht anordnen

Metadatenmodell entwickeln

Bedeutung und Nutzen von Metadaten

Anforderungen in Metadaten übersetzen

eindeutige und verständliche Spaltenbezeichnungen

Pflichtinformationen und optionale Informationen unterscheiden

Auswahlwerte definieren

Redundanzen vermeiden

lokale Spalten und Websitespalten einordnen

Metadatenmodell dokumentieren

Ordner, Metadaten und Bibliotheken abgrenzen

Vorteile und Grenzen von Ordnern

Vorteile und Grenzen von Metadaten

Kombination aus Ordnern und Metadaten

mehrere Bibliotheken statt komplexer Ordnerstrukturen

Entscheidungskriterien für die Praxis

bestehende Ablagestrukturen optimieren

Eingaben prüfen und steuern

Pflichtfelder verwenden

Standardwerte definieren

Auswahlmöglichkeiten begrenzen

Spalten- und Listenvalidierung

verständliche Fehlermeldungen formulieren

Datenqualität sicherstellen

Grenzen von SharePoint-Validierungen

2. Tag

Ansichten erstellen und gestalten

Standardansicht verstehen

persönliche und öffentliche Ansichten

Ansichten erstellen und bearbeiten

Spalten auswählen und anordnen

Sortierungen und Filter festlegen

Inhalte gruppieren

Summen und Berechnungen anzeigen

kompakte Listen- und Kachelansichten

Ansichten für unterschiedliche Rollen und Aufgaben

Standardansicht festlegen

Spalten- und Ansichtsformatierung

Nutzen der Formatierung

vordefinierte Formatierungen verwenden

Statusinformationen farblich hervorheben

bedingte Formatierungen einsetzen

Kachel- und Listenansichten gestalten

funktionale und dekorative Formatierung unterscheiden

Barrierefreiheit und verständliche Farbgestaltung berücksichtigen

Dokumentbibliotheken konfigurieren

Versionierung einstellen

Haupt- und Nebenversionen einordnen

Anzahl gespeicherter Versionen festlegen

Inhaltsgenehmigung aktivieren

Entwurfselemente und Sichtbarkeit

Auschecken verpflichtend machen

sinnvolle Einsatzbereiche und Risiken

Einstellungen passend zum Arbeitsprozess auswählen

Dokumentvorlagen verwalten

Standardvorlage einer Bibliothek

Dokumente über „Neu“ erstellen

mehrere Vorlagen bereitstellen

Vorlagen und Inhaltstypen einordnen

einheitliche Dokumentstrukturen fördern

Verantwortlichkeiten für die Vorlagenpflege

Formulare und Datenerfassung

Standardformular einer SharePoint-Liste

Felder anordnen sowie ein- und ausblenden

Formular für die Zielgruppe vereinfachen

Informationen über Microsoft Forms erfassen

SharePoint-Formular und Microsoft Forms unterscheiden

Grenzen der Standardformulare

Power Apps als weiterführende Option einordnen

Benachrichtigungen, Regeln und Automatisierung

Regeln in Listen und Bibliotheken

Benachrichtigung bei neuen oder geänderten Einträgen

zuständige Personen informieren

Regeln und Power Automate unterscheiden

einfache Genehmigungsprozesse einordnen

Automatisierung vor der Umsetzung fachlich planen

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