Microsoft Copilot 365, in Outlook und Teams nutzen

Teil 1: Grundlagen

Voraussetzungen und Zugriffsmöglichkeiten

M365 in Outlook und Teams einordnen

Verfügbarkeit abhängig von Lizenz und Organisationsrichtlinien

Zugriffsmöglichkeiten in Outlook und Teams

Unterschiede zwischen Desktop-App, Web-App, Mobile-App

Grenzen bei freigegebenen, delegierten und archivierten Postfächern

Voraussetzungen für Copilot in Teams-Besprechungen

Datenschutz, sensible Informationen und Richtlinien

Grenzen, mögliche Fehler und notwendige Qualitätskontrolle

Teil 2: Copilot in Outlook

E-Mail-Unterhaltungen schneller erfassen

Lange E-Mail-Unterhaltungen zusammenfassen

Kernaussagen und relevante Informationen erkennen

Offene Fragen und Handlungsbedarf identifizieren

Informationen nach vorgegebenen Kategorien priorisieren

Inhalte aus einer geöffneten Unterhaltung strukturieren

Ergebnisse prüfen und fehlende Informationen erkennen

Praxisübung: Von der E-Mail-Unterhaltung zur strukturierten Arbeitsübersicht

E-Mails professionell formulieren

Neue E-Mail-Entwürfe mit Copilot erstellen

Antworten auf vorhandene Nachrichten vorbereiten

Ziel, Kontext und gewünschte Wirkung im Prompt festlegen

Tonalität und Formulierungsstil anpassen

Texte kürzen, präzisieren oder verständlicher formulieren

Schreibcoaching und Qualitätsvorschläge nutzen

Ergebnisse auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Angemessenheit prüfen

Praxisübung: Eine Kundenkommunikation in mehreren Varianten erstellen

Teil 3: Copilot in Teams

Mit Copilot in Teams kommunizieren

Chat- und Kanalnachrichten entwerfen

Nachrichten umformulieren, kürzen oder erweitern

Tonalität an Zielgruppe und Kommunikationsstil anpassen

Längere Chatverläufe zusammenfassen

Informationsstände und offene Fragen erfassen

Relevante Informationen aus Chats strukturiert aufbereiten

Möglichkeiten und Grenzen bei nicht vollständig verfügbarem Kontext

Praxisübung: Vom unstrukturierten Chatverlauf zur kompakten Statusinformation

Besprechungen mit Copilot vorbereiten und begleiten

Ziele und Fragestellungen für eine Besprechung formulieren

Agenda und Gesprächsstruktur entwickeln

Relevante Informationen aus E-Mails und geöffneten Inhalten aufbereiten

Fragen an den bisherigen Besprechungsverlauf stellen

Diskussionsstände und unterschiedliche Standpunkte erfassen

Offene Fragen und mögliche Entscheidungen identifizieren

Voraussetzungen für Copilot

Praxisübung: Vorbereitung und Begleitung eines Jour Fixe

Besprechungen und Kommunikation nachbereiten

Besprechungsinhalte zusammenfassen

Entscheidungen und offene Punkte herausarbeiten

Genannte Aufgaben und mögliche Zuständigkeiten identifizieren

Follow-ups und nächste Schritte vorbereiten

Ergebnisse in eine E-Mail oder Teams-Nachricht überführen

Copilot-Ergebnisse mit Transkript und Beteiligten abgleichen

Wiederverwendbare Prompts für Kommunikationsaufgaben entwickeln

Praxisübung: Vom Besprechungsinhalt zum Ergebnisprotokoll und Follow-up

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