Microsoft 365

SharePoint Listen und Bibliotheken gestalten

Ihr Nutzen

In diesem Seminar lernen die Teilnehmenden, SharePoint-Listen und Dokumentbibliotheken strukturiert aufzubauen. Sie entwickeln geeignete Spalten, Metadatenmodelle und Ansichten und konfigurieren Funktionen wie Versionierung, Inhaltsgenehmigung und Validierung. Dadurch entstehen Informationsstrukturen, die für Anwender:innen verständlich, effizient und langfristig wartbar sind. 

4,71

Zielgruppe

Anwender

Voraussetzungen

Microsoft Office 365, Grundlagen Dateien und Listen Microsoft 365, Grundlagen Dateien und Listen (SharePoint) oder dem entsprechende Kenntnisse

Dauer und Investition

Seminardauer: 2 Tag(e)
€ 1.050,- pro Teilnehmer excl. MwSt.

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Termine
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Hinweis

Inhalte
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    1. Tag

    • Listen und Bibliotheken planen
    • Liste und Dokumentbibliothek unterscheiden
    • geeigneten Strukturtyp auswählen
    • Anforderungen der zukünftigen Nutzer:innen erheben
    • Informationen und Dokumente analysieren
    • Kriterien für eine wartbare Struktur
    • Benennungsregeln und Verantwortlichkeiten
    • eine Liste oder Bibliothek auf Basis eines Anwendungsfalls konzipieren

    • Listen und Bibliotheken erstellen
    • neue Liste und neue Dokumentbibliothek erstellen
    • Vorlage, bestehende Liste oder Excel-Datei als Ausgangspunkt verwenden
    • Name, Beschreibung und Navigation konfigurieren
    • grundlegende Einstellungen
    • Listen und Bibliotheken löschen und wiederherstellen
    • Besitz und Verantwortlichkeit klären

    • Spalten und Informationstypen
    • Standardspalten verstehen
    • neue Spalten erstellen
    • wichtige Spaltentypen: Text, Auswahl, Zahl, Währung, Datum, Ja/Nein, Person, Hyperlink, Nachschlagen und verwaltete Metadaten
    • Mehrfachauswahl sinnvoll einsetzen
    • Pflichtfelder und Standardwerte definieren
    • eindeutige Werte verwenden
    • Spalten in der Formularansicht anordnen

    • Metadatenmodell entwickeln
    • Bedeutung und Nutzen von Metadaten
    • Anforderungen in Metadaten übersetzen
    • eindeutige und verständliche Spaltenbezeichnungen
    • Pflichtinformationen und optionale Informationen unterscheiden
    • Auswahlwerte definieren
    • Redundanzen vermeiden
    • lokale Spalten und Websitespalten einordnen
    • Metadatenmodell dokumentieren

    • Ordner, Metadaten und Bibliotheken abgrenzen
    • Vorteile und Grenzen von Ordnern
    • Vorteile und Grenzen von Metadaten
    • Kombination aus Ordnern und Metadaten
    • mehrere Bibliotheken statt komplexer Ordnerstrukturen
    • Entscheidungskriterien für die Praxis
    • bestehende Ablagestrukturen optimieren

    • Eingaben prüfen und steuern
    • Pflichtfelder verwenden
    • Standardwerte definieren
    • Auswahlmöglichkeiten begrenzen
    • Spalten- und Listenvalidierung
    • verständliche Fehlermeldungen formulieren
    • Datenqualität sicherstellen
    • Grenzen von SharePoint-Validierungen

    2. Tag

    • Ansichten erstellen und gestalten
    • Standardansicht verstehen
    • persönliche und öffentliche Ansichten
    • Ansichten erstellen und bearbeiten
    • Spalten auswählen und anordnen
    • Sortierungen und Filter festlegen
    • Inhalte gruppieren
    • Summen und Berechnungen anzeigen
    • kompakte Listen- und Kachelansichten
    • Ansichten für unterschiedliche Rollen und Aufgaben
    • Standardansicht festlegen

    • Spalten- und Ansichtsformatierung
    • Nutzen der Formatierung
    • vordefinierte Formatierungen verwenden
    • Statusinformationen farblich hervorheben
    • bedingte Formatierungen einsetzen
    • Kachel- und Listenansichten gestalten
    • funktionale und dekorative Formatierung unterscheiden
    • Barrierefreiheit und verständliche Farbgestaltung berücksichtigen

    • Dokumentbibliotheken konfigurieren
    • Versionierung einstellen
    • Haupt- und Nebenversionen einordnen
    • Anzahl gespeicherter Versionen festlegen
    • Inhaltsgenehmigung aktivieren
    • Entwurfselemente und Sichtbarkeit
    • Auschecken verpflichtend machen
    • sinnvolle Einsatzbereiche und Risiken
    • Einstellungen passend zum Arbeitsprozess auswählen

    • Dokumentvorlagen verwalten
    • Standardvorlage einer Bibliothek
    • Dokumente über „Neu“ erstellen
    • mehrere Vorlagen bereitstellen
    • Vorlagen und Inhaltstypen einordnen
    • einheitliche Dokumentstrukturen fördern
    • Verantwortlichkeiten für die Vorlagenpflege

    • Formulare und Datenerfassung
    • Standardformular einer SharePoint-Liste
    • Felder anordnen sowie ein- und ausblenden
    • Formular für die Zielgruppe vereinfachen
    • Informationen über Microsoft Forms erfassen
    • SharePoint-Formular und Microsoft Forms unterscheiden
    • Grenzen der Standardformulare
    • Power Apps als weiterführende Option einordnen

    • Benachrichtigungen, Regeln und Automatisierung
    • Regeln in Listen und Bibliotheken
    • Benachrichtigung bei neuen oder geänderten Einträgen
    • zuständige Personen informieren
    • Regeln und Power Automate unterscheiden
    • einfache Genehmigungsprozesse einordnen
    • Automatisierung vor der Umsetzung fachlich planen

    Beschreibung

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