Microsoft 365

1. Tag

• Rolle und Verantwortung von Site-Besitzer:innen
• Aufgaben und Grenzen der Rolle
• Verantwortung für Inhalte, Struktur, Berechtigungen und Qualität
• Abgrenzung zu Team-Besitzer:innen, Mitgliedern, Besucher:innen und Administration
• Lebenszyklus einer SharePoint-Site
• Zuständigkeiten dokumentieren
• grundlegende Governance-Regeln


• SharePoint, Teams und Microsoft-365-Gruppen
• SharePoint als Plattform für Inhalte und Zusammenarbeit
• Zusammenhang zwischen Microsoft Teams, Microsoft-365-Gruppe, SharePoint-Teamwebsite, Exchange-Gruppenpostfach und Planner
• Sites mit und ohne Microsoft-365-Gruppe
• Auswirkungen auf Mitglieder und Berechtigungen
• typische Missverständnisse vermeiden


• SharePoint-Sites planen
• Anforderungen der Zielgruppe erheben
• Zweck und Verantwortlichkeit einer Site definieren
• Informationsbedarf analysieren
• Inhalte priorisieren
• Navigations- und Seitenstruktur planen
• Namenskonventionen
• Lebenszyklus und Pflege
• bestehende Site verwenden oder neue Site erstellen


• Geeigneten Website-Typ auswählen
• Teamwebsite
• Kommunikationswebsite
• typische Einsatzbereiche
• Unterschiede bei Zielgruppe und Zusammenarbeit
• Auswahl anhand eines Anwendungsszenarios
• Grenzen durch organisationsweite Einstellungen


• Site erstellen und konfigurieren
• SharePoint-Site erstellen
• Name, Beschreibung und Adresse
• Datenschutz- und Gruppeneinstellungen
• Websiteinformationen bearbeiten
• verantwortliche Besitzer:innen festlegen
• Site-Design, Farben, Kopfzeile und Logo
• Websitevorlagen anwenden
• Auswirkungen vorhandener Organisationsvorlagen


• Informationsarchitektur entwickeln
• Sites, Seiten, Listen und Bibliotheken abgrenzen
• geeignete Strukturen für unterschiedliche Inhalte
• flache und tiefe Strukturen vergleichen
• Ordner und Metadaten
• mehrere Bibliotheken oder gemeinsame Bibliothek
• skalierbare und wartbare Strukturen
• typische Strukturierungsfehler


• Metadaten professionell wiederverwenden und einordnen
• lokale Spalten und Websitespalten unterscheiden
• wann sich eine Wiederverwendung von Spalten lohnt
• Websitespalte für die eigene Site erstellen
• Grundprinzip von Inhaltstypen verstehen
• typische Anwendungsfälle für unterschiedliche Dokumentarten
• Spalten und Dokumentvorlagen mit Inhaltstypen verbinden
• zentral verwaltete Begriffe erkennen und in eigenen Listen und Bibliotheken verwenden
• Nutzen einheitlicher Terminologie für Struktur und Suche
• Abgrenzung: Websitespalten und Inhaltstypen der eigenen Site selbst verwalten, zentrale Begriffe gemeinsam mit der IT abstimmen


• Moderne SharePoint-Seiten und Seitenvorlagen
• Seitenbibliothek verstehen
• neue Seite erstellen
• Seitentitel und Kopfbereich
• Abschnitte, Abschnittslayouts und vertikale Abschnitte
• Inhalte logisch und lesefreundlich anordnen
• Seite als Entwurf speichern, veröffentlichen und zeitlich planen
• Seitenversionen anzeigen und wiederherstellen
• vorhandene Seitenvorlagen verwenden und eigene Vorlage erstellen
• einheitliche Seitentypen fördern und Vorlagenpflege verantworten


• Webparts gezielt einsetzen
• Text, Bild, Schaltfläche und Schnelllinks
• Dokumentbibliothek und Liste
• Personen, Ereignisse und News
• hervorgehobener Inhalt
• Microsoft Forms
• Power BI und Embed als Überblick
• Webparts konfigurieren und verschieben
• Auswahl nach Informations- und Kommunikationsziel
• überladene Seiten vermeiden


• Neuigkeiten erstellen und verbreiten
• Unterschied zwischen normaler Seite und Neuigkeitenbeitrag
• Unterschied zwischen SharePoint-News und Teams-Beitrag
• Neuigkeiten erstellen, speichern und veröffentlichen
• Neuigkeiten hervorheben und teilen
• Neuigkeiten in Microsoft Teams verbreiten
• Beiträge nachverfolgen
• redaktionelle Qualität und Aktualität


• Navigation gestalten und Hub-Navigation einordnen
• lokale Site-Navigation strukturieren und bearbeiten
• Navigationspunkte und Bezeichnungen zielgruppenorientiert gestalten
• Quicklinks und Navigation unterscheiden und Redundanzen vermeiden
• Navigationsstruktur testen und optimieren
• Zusammenspiel von lokaler Site-Navigation und übergeordneter Hub-Navigation verstehen
• Auswirkungen einer Hub-Zuordnung auf Navigation, Design, Suche und Neuigkeiten einordnen
• Änderungsbedarf erkennen und mit den zentral verantwortlichen Personen abstimmen


• Zielgruppenadressierung einordnen (optional)
• Zweck und geeignete Anwendungsfälle
• adressierbare Navigationselemente und Inhalte
• Zielgruppenadressierung ist keine Berechtigung
• Risiken falscher Erwartungen vermeiden

2. Tag

• Berechtigungsmodell von SharePoint
• Grundprinzip der SharePoint-Berechtigungen
• gruppenbasierte Berechtigungsvergabe
• SharePoint-Gruppen und Microsoft-365-Gruppen
• Standardgruppen: Besitzer:innen, Mitglieder und Besucher:innen
• Berechtigungsstufen: Lesen, Bearbeiten und Vollzugriff
• organisationsweit definierte Einschränkungen


• Berechtigungsvererbung verstehen und prüfen
• Vererbung von der Site
• Berechtigungen auf Site-, Listen-, Bibliotheks-, Ordner-, Datei- und Elementebene
• Vererbung unterbrechen, eindeutige Berechtigungen setzen und Vererbung wiederherstellen
• Folgen komplexer Einzelberechtigungen
• Zugriff einer Person prüfen und Zugriffswege nachvollziehen
• typische Ursachen unerwarteter Zugriffe erkennen
• Berechtigungen möglichst einfach halten


• SharePoint-Gruppen verwalten
• bestehende Gruppen anzeigen
• Mitglieder hinzufügen und entfernen
• neue SharePoint-Gruppe erstellen
• Berechtigungsstufe zuweisen
• Gruppen sinnvoll benennen
• Gruppen statt Einzelpersonen verwenden
• Gruppenverantwortung und Pflege
• Microsoft-365-Gruppe versus SharePoint-Gruppe


• Interne und externe Freigaben
• Berechtigung und Freigabe unterscheiden
• Freigabelinks verwenden
• Linktypen: bestehender Zugriff, Organisation, Personen, anonyme Links
• Bearbeitungs- und Leseberechtigung
• Ablaufdatum und Kennwort, sofern verfügbar
• Gastzugriff und externe Personen
• bestehende Freigaben kontrollieren und beenden
• organisationsspezifische Vorgaben beachten


• Berechtigungsstrategie für die eigene Site entwickeln
• Zugriff nach dem Minimalprinzip planen
• sensible Inhalte bewusst in eigene Bereiche trennen
• typische Fehlerbilder erkennen
• einfache Berechtigungsmatrix für die eigene Site erstellen
• Berechtigungen bei Übergabe an die Nachfolge dokumentieren
• Praxisübung: Berechtigungsmatrix für ein eigenes Szenario entwerfen und begründen


• SharePoint und Microsoft Teams verbinden
• bestehende SharePoint-Site mit Teams verbinden
• Team zu einer gruppenverbundenen Site hinzufügen
• Bibliothek als Registerkarte in einem Kanal einbinden
• SharePoint-Seite in Teams bereitstellen
• Standardkanäle und zugehörige Ordner
• private und freigegebene Kanäle einordnen
• Auswirkungen zusätzlicher Sites
• Mitgliederverwaltung zwischen Teams und SharePoint


• Inhaltssteuerung und Qualitätssicherung
• Versionierung konfigurieren
• ältere Versionen vergleichen und wiederherstellen
• gelöschte Inhalte aus dem Papierkorb zurückholen
• Dokumentvorlagen in Bibliotheken bereitstellen
• veraltete Inhalte identifizieren
• Verantwortlichkeiten für Inhaltsqualität festlegen
• Inhaltsgenehmigung sowie Check-in und Check-out kurz eingeordnet


• Suche und Auffindbarkeit optimieren
• Grundprinzip der SharePoint-Suche verstehen
• Suche innerhalb einer Site und organisationsweite Suche unterscheiden
• Einfluss von Titeln, Metadaten und Beschreibungen auf Suchergebnisse
• Seiten und Neuigkeiten auffindbar gestalten
• Ansichten, Filter und Gruppierungen als Alternative zur Suche
• Webpart für hervorgehobenen Inhalt gezielt einsetzen
• Berechtigungen und Sichtbarkeit in Suchergebnissen
• typische Gründe, warum Inhalte nicht gefunden werden


• Regeln und Benachrichtigungen
• Benachrichtigungen bei Änderungen einrichten
• Regeln in Listen und Bibliotheken erstellen
• typische Auslöser: neue Elemente, Statusänderungen, zuständige Personen verständigen
• unnötige Benachrichtigungen vermeiden und Regeln dokumentieren
• Regeln und Power Automate unterscheiden


• Automatisierung mit Power Automate einordnen
• Benachrichtigungen, Regeln und Flows voneinander abgrenzen
• Grundprinzip eines Flows: Auslöser führt zu Aktion
• Eigentum, Vertretung und Wartung eines Flows klären
• Grenzen zwischen Site-Besitz und Prozessverantwortung


• Einfache Workflows erstellen
• geeigneten Auslöser für ein eigenes Szenario auswählen
• Praxisübung: Benachrichtigung bei einem neuen Element erstellen
• Praxisübung: einfache Genehmigung für ein Dokument oder einen Listeneintrag
• Demo: Veröffentlichung einer SharePoint-News in Microsoft Teams
• Workflow testen, Verlauf prüfen und Fehler erkennen


• Governance und Pflege der eigenen Site
• Regeln: Zweck, Zielgruppe und Verantwortlichkeiten der Site in einem Site-Steckbrief zusammenführen
• Regeln für Berechtigungen, Freigaben und Inhaltsverantwortung festhalten
• Routine: Prüfintervalle definieren: monatlich, quartalsweise, jährlich
• veraltete Seiten, Dateien und Links erkennen
• Neuigkeiten, Startseite, Navigation und Quicklinks aktuell halten
• Berechtigungen und offene Freigaben regelmäßig kontrollieren
• Websitenutzung auswerten und daraus Maßnahmen ableiten
• Vertretung regeln und Übergabe an die Nachfolge vorbereiten
• Praxisübung: Site-Steckbrief und Check-Liste für die eigene Site erstellen


• Ausblick: SharePoint mit Copilot nutzen
• Unterstützung beim Erstellen von Seiten und Neuigkeiten
• Texte und Seitenentwürfe schneller vorbereiten
• Dokumente zusammenfassen und Inhalte gezielt finden
• Bedeutung gepflegter Inhalte und Metadaten für gute Ergebnisse
• Abhängigkeit von Lizenz und organisationsweiter Freigabe